Yurtiçi ve Yurtdışı Seyahatlerde Harcırah Uygulaması
10/02/1954 tarihinde kabul edilen 6245 Sayılı Harcırah Kanunu’na göre harcırah; yol masrafı, yevmiye, aile masrafı ve yer değiştirme masrafını ihtiva etmektedir. Bu kanun hükümlerine göre bunlardan birine, birkaçına veya tamamına müstahak olunabilmektedir. Bu ödemeler harcırah yöntemiyle yapılabileceği gibi gerçek usulde belge karşılığı ile de yapılabilmektedir.
Kurumlar, giderlerinin vergilendirilmesi konusunda gerçek gider veya harcırah yöntemlerinden birini tercih etmek zorundadırlar. Tek bir seyahat için her iki yöntemin aynı anda kullanılması mümkün değildir. Harcırah yönteminin seçilmesi durumunda, harcırah adı altında yapılan ödemenin net ücret ödemesi sayılıp vergilendirilmesi gerekmektedir.
Gerçek Gider Yönetemi ve Harcırah uygulama yöntemlerine ilişkin açıklamalar aşağıda yer almaktadır.
1.Gerçek Gider Yöntemi
Personelin seyahatte olduğu dönemlerde kendisi tarafından karşılanan yeme ve yatma giderlerine ait belgeleri işverene ibraz etmesi ve işverenin söz konusu belgelerde yer alan tutarın tamamını ilgili personele ödemesi halinde, sözkonusu ödeme gelir vergisi kesintisine tabi değildir. Ancak, yapılan seyahatin iş ile ilgili olması, katlanılan giderin yapılan işin önemi ve genişliği ile orantılı olması ve seyahatin amacının gerektirdiği süreyi aşmaması hususlarına dikkat edilmelidir.
2.Harcırah Yöntemi
Gelir Vergisi Kanunu’nun 24. maddesinin 2. bendinde, Harcırah Kanunu kapsamı dışında kalan müesseseler tarafından İdare Meclisi Başkanı ve üyeleri ile denetçilerine, tasfiye memurlarına ve hizmet erbabına (Harcırah Kanunu’na tabi olsun olmasın her türlü sözleşmeli personel dahil) verilen gerçek yol giderlerinin tamamı ile yeme ve yatma giderlerine karşılık verilen gündeliklerin gelir vergisinden istisna edileceği belirtilmiştir. Yine aynı bentte bu gündeliklerin aynı aylık seviyesindeki devlet memurlarına verilen gündeliklerden fazla olması veya devletçe verilen gündeliklerin en yüksek haddini aşması durumunda aradaki farkın ücret olarak vergilendirileceği yer almaktadır.
Yukarıda bahsi geçen kanun maddesinde, gerçek yol giderlerinin tamamının gelir vergisinden istisna edileceği açıkça görülmektedir. Yeme ve yatma giderlerine karşılık yapılan ödemelerde vergi istisnası devletçe verilen gündelik tutarları ile sınırlandırılmıştır. Buna göre, yeme ve yatma giderlerine istinaden nakden yapılan gündelikler, aynı aylık seviyesindeki devlet memurlarına verilen gündelik ya da devletçe verilen gündeliklerin en yüksek tutarı ile kıyaslanmalı ve aşan kısım ücret olarak değerlendirilmelidir. Ödenen gündeliklerin devletçe verilen gündelikleri aşmaması durumunda ise yapılan ödeme net kabul edilir ve brütleştirilerek üzerinden 2017 yılı için binde 7,59 oranında damga vergisi kesilir.
2.1. Yurtiçi Seyahatlerde Harcırah Uygulaması
01.01.2017- 30.06.2017 tarihleri arası geçerli gelir vergisinden istisna gündelik tutarları aşağıdaki gibidir:
2.1.1. Belge Karşılığı Konaklama Bedeli ile Birlikte Ayrıca Güncelik de Ödenmesi
Harcırah Kanunu’nun 39. maddesine göre yurtiçi gündelikleri belirtilmiştir. Buna göre şehir içinde bir yere gönderilenlere gündelik verilmemektedir.
Harcırah Kanunu gereğince geçici bir görev nedeniyle şehir dışındaki bir yere gönderilen görevli personele uygulanacak esaslar şunlardır:
- Gidilen yerde ve yolda, öğle (saat 13:00) veya akşam (saat 19:00) yemeği vakitlerinden birini geçiren görevli personele 1/3 oranında gündelik,
- Yemek vakitlerinden her ikisini geçiren görevli personele 2/3 oranında gündelik,
- İki yemek vaktini ve geceyi de geçiren görevli personele tam gündelik verilir.
Ödenecek harcırah toplam tutarı günlük harcırah tutarı ile seyahatte geçen gün sayısının çarpılması yoluyla bulunur. Harcırahlar, her 24 saat için hesaplanır. Bu süreden az devam eden seyahatler de bir gün sayılır. Seyahat süresinin her 24 saati aşan kesri tam gün sayılır. Örnek olarak seyahat 3 Ocak 2017 saat 14.00’de başlamış 8 Ocak 2017 saat 22.00’de sona ermişse bu seyahat 6 gün sürmüş demektir.
Yukarıda yer alan açıklamalara göre, verilen harcırah gündeliğinin 1/3’ünün konaklama, 1/3’ünün öğle yemeği ve 1/3’ünün akşam yemeğine karşılık olarak verildiği anlaşılmaktadır.
Belge karşılığı konaklama bedelinin ödenmesi yanında ayrıca gündelik de ödenmesi durumunda, belge karşılığı ödenen konaklama ücretinin tamamı gelir vergisinden istisna edilir. Nakden ödenen gündeliğin ise 2/3’ünün yemek bedeli karşılığı olarak ödenmiş olduğu dikkate alınarak, devletçe verilen gündelik tutarının 2/3’üne kadar olan kısmının gelir vergisinden istisna edilmesi, aşan kısmının ise ücret olarak vergilendirilmesi gerekmektedir.
Bu uygulamanın, Harcırah Kanunu’na tabi olmayan işletmelerde de yapılıp yapılmayacağı yönünde Gelir Vergisi Kanunu’nun 24/2’inci maddesinde net bir açıklık yoktur. Ancak madde gündelik uygulamasında Devlet Memurlarıyla ilgili genel bir kıyaslama öngördüğünden yukarıda belirtilen uygulamanın Gelir Vergisi Kanunu’nun 24/2. maddesine bir aykırılık taşımadığı düşüncesindeyiz.
Belge karşılığı konaklama bedeli ile birlikte ayrıca gündelik ödenmesi halinde yapılması gerekenleri aşağıda yer alan örnekle açıklayacak olursak;
Örnek: Ocak ayı içinde 6 gün süreyle başka bir şehre görevli giden pazarlama elemanına, her gün için yemek masrafları karşılığında 65 TL, belgelendirilen konaklama giderleri için ise 332 TL olmak üzere toplam 722 TL harcırah ödenmiştir.
Seyahat süresi: 6 gün
Şirketin verdiği gündelik: 65 TL
Kanuni gündelik: 57,50 TL (en yüksek devlet memuruna verilen gündelik)
Yol gideri: 100 TL
Yatma gideri: 332 TL
Gelir Vergisi Kanunu 24. maddesine göre gerçek yol giderlerinin tamamı vergiden istisnadır. Bununla birlikte, ayrıca belgelendirilen otel giderleri karşılığında pazarlama elemanına yapılan 332 TL, devlet memuruna ödenen harcırahla herhangi bir kıyaslama yapılmaksızın gelir vergisinden istisna edilerek doğrudan gider yazılmalıdır. Ancak, nakden ödenen gündeliğin, 2017 yılı için devletçe verilen en yüksek gündelik tutarının öğle ve akşam yemeklerine isabet eden kısmı (2/3’ü: 38,33 TL) ile karşılaştırılıp, bu tutarı aşan kısmın ücret olarak vergilendirilmesi gerekmektedir.
1 gün için vergiden istisna kısım devletçe verilen en yüksek gündelik tutarının (57,50 TL) üçte ikisidir.
57,50 * (2/3) = 38,33 TL Günde 38,33 TL verildiğinde;
65 – 38,33 = 26,67 TL kanuni gündelik sınırı dışında kalır ve ücret olarak değerlendirilmelidir.
6 gün için ücret olarak değerlendirilmesi gereken net tutar ise; 26,67 * 6 = 160,02 TL’dir.
Ücret olarak değerlendirilmesi gereken net tutar brütleştirilerek üzerinden gelir vergisi kesintisi yapılmalıdır.
Yukarıdaki örnekte de belirttiğimiz üzere, personele belge karşılığı ödenen konaklama bedelinin ve ayrıca harcırah limitleri kapsamında ödenen yemek ve yatma giderlerini kapsayan tutarın tamamının gelir vergisinden istisna edilmesi mümkün bulunmamaktadır.
2.1.2. Belge Karşılığı Yemek Bedeli ile Birlikte Ayrıca Güncelik de Ödenmesi
Belge karşılığı yemek bedelinin ödenmesi yanında ayrıca gündelik de ödenmesi durumunda, belge karşılığı ödenen yemek bedelinin tamamı gelir vergisinden istisna edilir. Nakden ödenen gündeliğin ise 1/3’ünün yatma karşılığı olarak ödenmiş olduğu dikkate alınarak, devletçe verilen gündelik tutarının 1/3’üne kadar olan kısmının gelir vergisinden istisna edilmesi, aşan kısmının ise ücret olarak vergilendirilmesi gerekmektedir.
Ancak, seyahatte bulunan personelin bütün masrafları (yol, yatma, yemek) şirket tarafından gerçek gider usulü ile karşılandığı durumda personele günlük belli bir paranın verilmesi halinde ise verilen bu paranın tamamı ücret niteliği taşıdığından brütleştirilerek üzerinden yasal kesintilerin yapılması gerekecektir.
Örnek: Mart ayı içinde 3 gün süreyle başka bir şehre görevli giden pazarlama elemanına, her gün için 30 TL, belgelendirilen yol, yemek ve konaklama giderleri için ise 500 TL olmak üzere toplam 590 TL harcırah ödenmiştir.
Seyahat süresi: 3 gün
Şirketin verdiği gündelik: 90 TL (1 gün için 30 TL)
Kanuni gündelik: 57,50 TL (en yüksek devlet memuruna verilen gündelik)
Yol, yatma ve konaklama gideri: 500 TL
Belgelendirilen yol, yatma ve otel giderleri karşılığında pazarlama elemanına yapılan 500 TL, devlet memuruna ödenen harcırahla herhangi bir kıyaslama yapılmaksızın gelir vergisinden istisna edilerek doğrudan gider yazılmalıdır. Ancak, pazarlama elemanına 3 gün için verilmiş olan 90 TL harcırah tutarının ücret olarak değerlendirilmesi ve brütleştirilerek üzerinden gelir vergisi kesintisi yapılması gerekmektedir.
2.2. Yurtdışı Seyahatlerde Harcırah Uygulaması
Yurtdışı harcırah uygulamalarında ise bazı özel düzenlemeler bulunmaktadır.
Yurtdışı gündeliklerinin Türk Lirası (TL) cinsinden miktarları, yabancı para cinsinden gündelik miktarlarının T.C. Merkez Bankası tarafından ilan edilen cari (efektif veya döviz) satış kuru ile çarpılarak bulunur.
Birden fazla ülkeyi kapsayan yurtdışı geçici görev yolculuk ve ikametlerinde, her bir ülkedeki kalış süresi için o ülkeye ilişkin gündelik miktarı esas alınmalıdır.
Yurtdışı gündeliklerinde seyahat ve ikamet süresinin ilk 10 günü için ödenecek gündelikler % 50 arttırılmak suretiyle ödenebilir.
Ayrıca ilk on gün ile sınırlı olmak kaydıyla yurtdışına yatacak yer temini için ödedikleri ücretleri fatura ile belgelendirenlere, faturada gösterilen yatak bedelinin yukarıda açıklanan şekilde hesaplanan gündeliklerinin % 40’ını aşması halinde aşan kısmın % 70’i ayrıca ödenir.
Yurt dışı gündeliklerin yabancı para cinsinden miktarları da en son 20 Ocak 2017 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan 2016/9715 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile belirlenmiştir. Buna göre brüt aylık tutarı 2.416,15 TL’den fazla olan çalışanlar için geçerli olmak üzere, 01.01.2017-30.06.2017 tarihleri arasında geçerli olan vergiden muaf yurtdışı harcırah tutarları ise şu şekildedir:
Konuyu sayısal örneklerle daha anlaşılır hale getirmek faydalı olacaktır.
Örnek 1:
Harcırah uygulamasını tercih eden A firmasında çalışan Personel X yurt dışına toplam 14 gün süren bir seyahate çıkmıştır. Seyahatin ilk 8 günü Almanya’da son 6 günü Avusturya’da geçmiştir. Bu personele yeme ve yatma giderleri karşılığı olarak ve belge aranmaksızın stopajsız şekilde verilebilecek en yüksek harcırah tutarı aşağıdaki gibi hesaplanacaktır.
İlk 8 gün (164 Euro x 1,5 x 8) 1.968 Euro (Almanya seyahati)
Sonraki 2 gün (166 Euro x 1,5 x 2) 498 Euro (Avusturya seyahati)
10 günlük harcırah tutarı = 2.466 Euro
Kalan 4 gün (166 Euro x 4 gün) 664 Euro (Avusturya seyahati)
14 günlük harcırah tutarı = 3.130 Euro
Örnek 2:
Önceki örnekteki Personel X tarafından Almanya’da kaldığı süre için 1.200 Euro ve Avusturya’da kaldığı sürenin ilk iki günü için 500 Euro yatak ücreti yer alan otel faturaları ibraz edildiğini varsayarsak, yatak bedelinin yukarıda açıklanan şekilde hesaplanan gündelikleri aşan kısmı ve ödenecek tutarlar aşağıdaki gibi hesaplanacaktır.
Faturalı yatak ücreti (1.200 Euro), Almanya’ya ilişkin gündelik tutarının % 40’ını (1.968 x 0,40 = 787,20 Euro) aştığı için, aradaki farkın % 70’inin (1.200 – 787,20) x 0,70 = 288,96 Euro gündelik tutarına ileavesi ve Almanya’ya ait vergiden muaf gündelik tutarının 1.968 Euro yerine (1.968 + 288,96) 2.256,96 Euro olarak dikkate alınması söz konusudur.
Otel faturasının kayda alınması söz konusu olmayıp, otel faturası 288,96 Euro tutarında gündelik artışın dayanağı olarak saklanacaktır.
Avusturya için ibraz olunan faturadaki yatak ücreti 500 Euro, harcırah tutarının % 40’ını [(498 +664) x 0,40 = 464,80 Euro] aşmadığı için herhangi bir artışa neden olmayacaktır. Başka bir deyişle yatak bedeli için ayrıca bir ödeme yapılmayacaktır.
Örnek 3:
Harcırah uygulamasını tercih eden A firmasında çalışan ve 2.500,00 TL brüt ücret alan Personel X Almanya’ya toplam 12 gün süren bir seyahate gitmiştir. Bu personele yeme ve yatma giderleri karşılığı olarak ve belge aranmaksızın stopajsız şekilde verilebilecek en yüksek harcırah tutarı aşağıdaki gibi hesaplanacaktır.
İlk 10 gün (164 Euro x 1,5 x 10) 2.460 Euro (%50 Arttırılmış)
Sonraki 2 gün (164 Euro x 2) 328 Euro
12 günlük toplam harcırah tutarı = 2.788 Euro
Yeni memur maaş katsayıları dikkate alındığında, brüt aylık tutarı 2.416,15 TL’den fazla olan çalışanlar için belirlenmiş olan ve yukarıdaki tabloda yer alan vergiden muaf yurtdışı harcırah tutarları dikkate alınmalıdır. Bu kapsamda, Personel X’in brüt ücretinin mevzuatta beyan edilen aylık ücretten fazla olmasından dolayı alacağı günlük harcırah tutarı Almanya için en yüksek tutar olan 164,00 Euro’dan hesaplanmıştır.
Sonuç
Harcırah uygulamasına ilişkin yapılan tüm açıklamalar doğrultusunda, personel seyahat masraflarına ilişkin olarak gerçek gider ya da harcırah yöntemlerinden birinin kullanılması mümkün olabilecektir. Bu yüzden şirketlerin faaliyetleri kapsamında kendilerine en uygun olan yöntemi seçmeleri gerekmektedir.
Ancak, şirketler tarafından gerçek gider yönteminin tercih edilmesi durumunda şirket yönetimi tarafından şirket içinde belli limitler belirlenerek personelin yapabileceği harcama tutarının örneğin her öğün başına belli bir tutar olarak netleştirilmesi ve personele seyahat öncesinde iletilmiş olması yüksek harcamaların önüne geçecektir.
